De Dienst Studentenzaken (DSZ ) is een HvA-brede dienst die studenten en aspirant-studenten ondersteunt en begeleidt. In de aanloop naar het nieuwe onderkomen in het Kohnstammhuis in juni 2011, heeft de dienst DSZ besloten om vanaf februari 2011, de organisatie opnieuw in te richten volgens principes van het nieuwe werken.
Visie als uitgangspunt
De kernwoorden van de Dienst Studentzaken zijn: kennisdelen, bewegen en ontmoeten.
Als uitgangspunten waren: vertrouwen vooraf, verantwoording achteraf, resultaatverantwoordelijkheid van medewerkers, sturen op output, niemand een vast werkplek, plaats- en tijdonafhankelijk werken en clean desk.
Het project. Al doende leert men
Vanaf het najaar 2010 heeft een groep van vier medewerkers (HNW team) het proces van het invoeren van Het Nieuwe Werken op zich genomen. Dit hebben zij stapsgewijs en lerende tijdens het proces, opgezet. In een wekelijks overleg stuurde het team het proces aan en werd er gereageerd op zich voordoende problemen. Voor het team werden een reeks studiemiddagen georganiseerd. De informatiebijeenkomsten gingen over o.a. de Amstelcampus, over digitalisering, digitaal archiveren en ICT, en over omgang, gedragsregels en het werkplekkenspel www.cfpb.nl
http://www.youtube.com/user/DSZNieuweWerken?feature=mhum
https://intra.hva.nl/diensten/studentenzaken/over-id/Amstelcampus/
Drie werkgroepen
Na de derde studiedag zijn er drie werkgroepen opgezet voor de gedragsregels, het archiveren, en de ICT.
1.Sociale omgeving / gedragsregels
Begeleiding. In april 2011 zijn er evaluatiegesprekken geweest met groepen medewerkers. Over het algemeen is iedereen positief. De evaluatie heeft ook weer input geleverd voor de komende scholingsbijeenkomsten.
Het MT van de DSZ wordt ondersteund door het MOC om hun leidinggevende rol in deze nieuwe setting opnieuw vorm te geven (resultaatgericht, controle achteraf etc)
Welbevinden. In de bibliotheek hangt een ‘klaagmuur’ en een ‘jubelmuur’. Hierop zetten medewerkers hun bevindingen over HNW en de inrichting van de afdeling. Aanspreken op gedrag en gemaakte afspraken blijkt een kritische succesfactor. Welbevinden wordt ervaren in kleine dingen waar medewerkers tegen oplopen, als ‘waar laat ik nu de tampons die ik in mijn bureaula had liggen? ’
Teams. De teams van de afdeling SZ zijn zelf verantwoordelijk geweest voor het doorvoeren van de gekozen richting en het uitvoeren van de afspraken. De afspraken die per team zijn gemaakt waren bijvoorbeeld: clean desk, kasten leeghalen, afspraken over sociale contacten, afspraken over mobiel bereik en agenda’s openstellen.
2.Fysieke omgeving.
Op 1 februari is de nieuwe werkomgeving in de bestaande locatie aan de Wenckenbachweg, feestelijk geopend met het doorknippen van een lint. De verdiepingen kennen stilte ruimtes, aanlandplekken, loungeplekken en een bibliotheek. Op de gang zijn twee aanlandplekken (Seats2share), waar ook studenten aan kunnen aan landen.
In de bibliotheek staan ook de persoonlijke snuisterijen en spulletjes die voorheen op de bureaus van medewerkers stonden.
In ieder ruimte staat aangegeven wat voor soort ruimte het is en wat de gedragsregels zijn, bv. stilte ruimte/ niet praten en bellen, aanlandruimte/wel praten en bellen.
In juni 2011 is de nieuwe locatie in het Kohnstammhuis betrokken.
Vervolg
De Dienst Studentenzaken wil een aantal workshops organiseren ter ondersteuning van de medewerkers. Daarbij wordt gedacht aan de volgende onderwerpen:
- feedback geven
- minder contact met oude team: hoe gaan we hier mee om
- thema thuiswerken: hoe doen we dat, wat zijn de afspraken
- outlook openstellen: wat doen we er mee
- time management, plannen en efficiënt werken
- digitaal werken, de nomad werken: werken vanuit je tas
- sociale media inzetten
Meer informatie
Alle uitwerkingen van studiedagen, evaluaties zijn te vinden op het intranet. Daarnaast heeft het Nieuwe werkenteam youtube filmpjes gemaakt om medewerkers te informeren en inspireren.
http://www.youtube.com/user/DSZNieuweWerken?feature=mhum
https://intra.hva.nl/diensten/studentenzaken/over-id/Amstelcampus/